LA SFIDA

La gestione delle risorse sta diventando un fattore sempre più importante per quelle aziende di ampie vedute consapevoli che i propri collaboratori siano un fattore chiave per il successo dell’azienda stessa. Per una società internazionale presente in 25 paesi nel mondo con oltre 1000 dipendenti come LimaCorporate dotarsi di uno strumento potente come Oracle HCM diventa un elemento strategico, non solo per la gestione delle risorse ma anche per lo sviluppo ed il miglioramento continuo delle stesse, supportandole e incentivandole ad esprimere al massimo il loro potenziale.
Prima di questo progetto di Digital Transformation, il team HR di LimaCorporate, localizzato nell’head-quarter italiano, raccoglieva ogni mese i dati relativi al personale delle diverse filiali tramite file Excel che, successivamente, venivano verificati e riconciliati manualmente. Si può intuire come tale processo presentasse diversi ambiti di miglioramento ed efficientamento come ad esempio:

– numerosità dei file da cui estrapolare le informazioni manualmente per avere la situazione complessiva di gruppo;
– errori di compilazione dei file Excel dovuti anche al fatto che, specialmente nelle filiali più piccole, tali documenti venivano compilati da personale non HR;
– dati non aggiornati in real time ma relativi al momento di compilazione del singolo file;
– utilizzo di nomenclature quali “Job Title” e “Job description” diverse, tali da rendere difficoltose ricerche e confronti;
– attività molto time consuming, sia nella fase di compilazione dei file Excel che nella seconda di raccolta, merge e analisi dei dati;
– difficoltà nel mantenere aggiornato un archivio storico dei dipendenti;
– difficoltà nella realizzazione di reportistica dedicata al management aziendale

Proprio queste sono state le motivazioni che hanno spinto LimaCorporate a dotarsi di una soluzione tecnologicamente avanzata, cloud native, come Oracle HCM.

IL TEAM
  • 1 PM Alfa Sistemi
  • 1 PM LimaCorporate
  • 1 PM Oracle
  • 2 Consulenti funzionali HCM specialist
  • 1 Consulente tecnico
LA SOLUZIONE

Il progetto di adozione di Oracle HCM è stato avviato a Marzo 2021 e ha visto una sinergia tra Oracle Consulting e il team Alfa Sistemi. L’obiettivo di un Go-Live nel mese di Settembre 2021 è stato raggiunto rispettando tempi, budget e obiettivi di progetto stabiliti. In particolare, in coerenza con la metodologia di adozione di una soluzione cloud e con l’obiettivo di massimizzare i benefici da essa offerti in termini di time to market e user readiness, il progetto ha visto lo svolgersi di diverse fasi:
– incontri di familiarizzazione, volte a far prendere agli utenti confidenza con il nuovo strumento;
– configurazione della soluzione e migrazione dati;
– sessioni di “playback” volti a calibrare perfettamente le funzionalità della soluzione con le effettive esigenze del Cliente;
– sessioni di “validation” volte a verificare e confermare la soluzione implementata da parte del business;
– Supporto post Go-Live e attivazione del servizio di Application Maintenance per assistere sin da subito gli utenti nell’utilizzo del nuovo applicativo.

Dopo il live delle filiali EMEA, Alfa Sistemi ha replicato il modello operativo in APAC e nell’HQ italiano, rendendole tutte operative in meno di un anno. Questa organizzazione ha permesso a LimaCorporate di ottenere, in tempi brevi, i seguenti benefici:
– presenza di un unico hub per la raccolta e la condivisione dei dati, eliminando lo scambio di file fra il team HR centrale e le local references;
– gestione unica dei dati inerenti alle risorse, anche se provenienti da filiali diverse, grazie all’armonizzazione delle nomenclature dei “Role Profile”;
– dati aggiornati in real time (assunzioni e cessazioni, cambi ruoli e modifiche salariali);
automazione della maggior parte delle attività time consuming a basso valore aggiunto;
reportistica user friendly agilmente fruibile da parte del management aziendale;

In aggiunta a quanto indicato LimaCoporate potrà presto avvalersi anche di questi vantaggi:
– grazie agli strumenti di Business Intelligence, possibilità di fare analisi complesse ed elaborate come la “Best Fit Analysis” per confrontare le caratteristiche del personale ed i requisiti richiesti per un determinato incarico così da individuare i candidati migliori;
archivio storico dipendenti completo e aggiornato;
– potenziamento della talent attraction and retention, dalla fase di ricerca e selezione dei candidati a quella di valorizzazione per massimizzarne il potenziale;
– aumento dell’employee engagement, con conseguente incremento dei risultati operativi, grazie anche ad una più efficiente ed efficace interazione fra colleghi.

Nell’head-quarter, la soluzione HCM è stata inoltre integrata con altri applicativi in uso in azienda e da terze parti, come le soluzioni di payroll e di management finanziario

“Siamo molto soddisfatti dei risultati ottenuti attraverso questo progetto. Ogni iniziativa su scala globale nasconde insidie ma credo che l’approccio a “6 mani” tra Alfa, Oracle e LimaCorporate sia stato un fattore vincente. Il team di lavoro possedeva tutte le conoscenze critiche per questo tipo di progetti. Dal prodotto, ai flussi aziendali, alle complessità e peculiarità locali dei vari paesi. Sono certo che continueremo ad attivare nuovi moduli e ad arricchire questo prodotto per molti anni a venire.”

Manuel Clama
Global IT Director presso LimaCorporate
IMPATTO

Una gestione efficiente del capitale umano aziendale, attraverso l’adozione di una soluzione completa e potente come Oracle Human Capital Management, permette di pianificare il futuro dell’azienda partendo dalla propria risorsa più importante: le persone.

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