Alfa Abroad Team: la nostra carta vincente per implementare soluzioni software all’estero

“Tuned into the customer’s voice”, l’abbiamo scelto come motto aziendale proprio perché è il “mantra” che seguiamo nel nostro lavoro. E sono già una settantina le volte che i nostri Clienti ci hanno chiesto di seguirli nel mondo per implementare i loro sistemi gestionali nelle varie filiali estere.
Ma facciamo un passo indietro. Alfa Sistemi è una società di consulenza informatica nata e cresciuta in Italia, ma che ha scelto di non fermarsi all’interno dei confini nazionali. Implementiamo soluzioni Oracle, di cui siamo Platinum Partner, e siamo specializzati per settori industriali. Quindi, indipendentemente dal campo in cui opera un nostro Cliente, noi lo aiutiamo a crescere, fornendogli tutti gli strumenti per gestire al meglio le sue attività. Ma non ci fermiamo qui: coerentemente con la nostra mission, desideriamo essere a tutti gli effetti dei “Business Partner” per i nostri Clienti. Ecco perché non ci limitiamo ad installare software, ma costruiamo con il Cliente un vero e proprio percorso di crescita, fatto di tanto ascolto, consulenza, e, se necessario, di soluzioni realizzate su misura.
Ci rivolgiamo soprattutto ad aziende di respiro internazionale, con la capogruppo italiana e una serie di consociate estere, che hanno fatto del mondo intero il loro mercato di riferimento. Queste aziende, una volta concluso il progetto “madre” in Italia, ci chiedono di estendere la soluzione realizzata anche alle altre filiali estere, ovunque si trovino. Seguire un cliente all’estero non significa semplicemente installare il medesimo software da un’altra parte, ma anche riuscire a comprendere realtà molto diverse fra di loro per trasmette la stessa cultura d’impresa e lo stesso modo di lavorare. Per poter affiancare queste aziende, abbiamo creato un team interno dedicato ai progetti internazionali. Ne consegue che non ingaggiamo consulenti esterni locali, non sub-appaltiamo i lavori a terzi, ma seguiamo direttamente, con le nostre persone, tutto il processo di internazionalizzazione. Questa metodologia è sicuramente più impegnativa, ma porta al Cliente un duplice beneficio. In primo luogo, non ci sono nuovi interlocutori, sono sempre le stesse persone, quelle che hanno seguito il progetto dal principio, a portarlo a termine anche all’estero. Inoltre si può contare sulla loro pluriennale esperienza: sono risorse abituate a lavorare in contesti internazionali, conoscono perfettamente le caratteristiche del business ed hanno il know-how tecnico e tecnologico necessario per affrontare il percorso da fare per affrontare un progetto all’estero.

Estensione del sistema gestionale di Illy nella consociata cinese

Il nostro più recente progetto internazionale ci ha portati in Oriente, più precisamente in Cina, con l’obiettivo di estendere il sistema gestionale utilizzato dal nostro cliente illycaffé nella consociata di Shanghai. Un progetto complesso e articolato, che siamo riusciti a portare a termine con soddisfazione del Cliente e nel rispetto dei tempi previsti.

L’obiettivo era quello di estendere alla filiale cinese il sistema ERP Oracle JDE E1 che illycaffé utilizza, nella sua più recente release, già da un decennio. Avere lo stesso gestionale in tutte le filiali è un fattore determinante per le aziende multinazionali, che in questo modo possono traguardare la completa integrazione dei dati tra le varie società del gruppo ai fini della sua governance.

Il team di progetto, sebbene appartenente a tre diverse società, Alfa Sistemi, con il Team dedicato Alfa Abroad, composto da Project Manager e consulenti Oracle JDE sia tecnici che funzionali, la capogruppo illycaffé e la società cinese, con circa trenta utenti coinvolti nelle varie fasi del progetto, ha operato come un’unica squadra. Esiste infatti una stretta e diretta correlazione fra il successo di un progetto e il team di risorse coinvolte: anche in questo caso siamo riusciti a fare squadra, dando vita ad un gruppo coeso, concentrato e ben focalizzato sul raggiungimento degli obiettivi.

La durata complessiva del progetto è stata di un anno. I lavori sono iniziati a settembre 2017 con un incontro di assessment organizzato direttamente in Cina per svolgere un’analisi preliminare “as is – to be”, con l’obiettivo di coinvolgere fin da subito i veri destinatari del cambiamento, gli utenti finali della filiale. A marzo 2018 si è poi tenuto un incontro in Italia, per far conoscere meglio agli owner cinesi la soluzione Oracle JDE E1, e poco dopo, a maggio e a luglio, il nostro Team Alfa Abroad è tornato a Shanghai per le attività di test. Il tutto in previsione del go-live, avvenuto come da cronoprogramma di progetto a settembre 2018, e che ha visto la presenza onsite dei nostri consulenti per supportare al meglio gli utenti cinesi nelle prime fasi di utilizzo della nuova soluzione.

Volendo fare un’analisi “a posteriori” di un progetto così articolato, le sfide più grandi che abbiamo dovuto affrontare sono state principalmente due: le differenze culturali, ma, soprattutto, le differenze linguistiche. Occidente e oriente hanno abitudini, usi, modi di fare e di lavorare molto diversi, e riuscire a trovare un equilibrio fra i diversi team è stata quasi una vera sfida. Un esempio forse banale, ma facilmente comprensibile, di questo aspetto è stato costituito dalla tendenza, tipica dei nostri interlocutori locali, a “non lamentarsi mai”, adattandosi a quello che veniva proposto. Questo ha reso inizialmente difficile il compito di far emergere, prima, e poi di comprendere le loro specifiche esigenze di business. Il nostro team ha saputo rispondere a questa sfida prendendo dimestichezza con gli strumenti utilizzati dagli utenti, nella loro quotidianità, per comunicare, abbandonando quindi le mail formali e installando sugli smartphone “WeChat”, l’app di messaggistica più diffusa in Cina. In questo modo si è creato il giusto contesto comunicativo e le attività di analisi si sono potute portare avanti con efficacia e chiarezza.