illycaffè è un’azienda che ha saputo coniugare tradizione e innovazione, portando la qualità del caffè italiano in oltre 140 Paesi nel mondo. Ma dietro il gusto inconfondibile di ogni tazzina si cela un’organizzazione strutturata e un ecosistema tecnologico complesso, che deve garantire efficienza, continuità e scalabilità.
Da oltre vent’anni, illycaffè gestisce i propri processi aziendali con JD Edwards, il sistema ERP Oracle che supporta la supply chain, l’area finance, la produzione e la distribuzione globale. Nel 2023, l’azienda ha deciso di compiere un passo importante verso la modernizzazione della propria infrastruttura IT. Un progetto ambizioso, chiamato Journey to Cloud che ha previsto la migrazione in cloud e l’upgrade di JD Edwards alla versione più recente dei differenti stack: sistema operativo, piattaforma applicativa e database. Per riuscire a portare a termine questa transizione in modo fluido e senza generare interruzioni alla produttività aziendale, illycaffè si è affidata a Alfa Sistemi, partner tecnologico di fiducia dal 2004, con l’obiettivo di completare l’intera operazione in un solo weekend, garantendo la piena operatività degli oltre 1000 utenti già dal lunedì successivo.
Com’è andata? Ne abbiamo parlato con Fabio BogonTechnology, Operations & Security ed ERP Project Manager, insieme ad Alessandro Nonini, Project & Account Manager di Alfa Sistemi.
La sfida: aggiornare l’ERP senza incappare in interruzioni
Nel mondo della produzione e della distribuzione globale, la stabilità operativa è fondamentale. Lo sa bene illycaffè, che dal 2004 ha fatto del sistema gestionale JD Edwards non un semplice strumento di lavoro, ma il nervo centrale di tutte le operazioni aziendali: dalla gestione della supply chain alla produzione, fino al controllo delle vendite e della logistica. Fermarlo, anche solo per poche ore, avrebbe comportato un impatto diretto sull’operatività dell’azienda.
Ecco perché, nel momento in cui l’azienda ha deciso di migrare l’ERP in cloud e aggiornarlo alla versione più recente, la sfida principale si è rivelata essere principalmente una: garantire un passaggio naturale senza alcuna interruzione per gli utenti.
“Parliamo di un sistema utilizzato ogni giorno da oltre 1000 utenti in tutto il mondo,“ spiega Massimiliano Delise, ERP Project Manager di illycaffè. “Non potevamo permetterci rallentamenti o disservizi. L’obiettivo per noi era chiaro: lunedì mattina tutto doveva funzionare esattamente come venerdì sera, se non meglio.” Ma naturalmente, raggiungere un obiettivo così ambizioso non è semplice da soli. La sfida non era solo tecnologica, ma organizzativa: serviva un team coeso, capace di lavorare fianco a fianco, anticipando ogni criticità e reagendo con tempestività. Ecco svelato, in breve, il successo della collaborazione tra Illy e Alfa Sistemi, che ha permesso di affrontare il progetto con un approccio proattivo e condiviso.
Il progetto di aggiornamento, però, non riguardava solo JD Edwards. Intorno al gestionale ruotano oltre 40 sistemi integrati, che comunicano con l’ERP per la gestione di diverse funzioni aziendali. Ogni integrazione doveva essere testata, validata e ripristinata nella nuova configurazione per evitare anomalie nei processi.
Che cosa serviva, quindi, per vincere questa sfida? Un partner che non solo conoscesse JD Edwards, ma che comprendesse a fondo le esigenze di illycaffè e sapesse orchestrare il passaggio con la massima precisione.
Una transizione orchestrata nei minimi dettagli
Affrontare un progetto così complesso ha richiesto un controllo totale fin dalle prime fasi. L’unico modo per garantire che il passaggio avvenisse senza intoppi era una pianificazione rigorosa, con test accurati su ogni componente coinvolta.
“Non esisteva margine d’errore,” spiega Alessandro Nonini, Project & Account Manager di Alfa Sistemi. “Ogni attività doveva essere provata e riprovata in un ambiente di test, per simulare ogni possibile scenario prima del go-live.”
Il team di Alfa Sistemi, composto da circa 15 risorse specializzate, ha lavorato a stretto contatto con illycaffè per mappare tutte le integrazioni, anticipare eventuali criticità e definire una strategia precisa.
“Lavorare con Alfa Sistemi ha significato avere al nostro fianco un team che conosce perfettamente JD Edwards e che sa esattamente come affrontare un’operazione di questa portata,” aggiunge Fabio Bogoni. “Sapevamo di poter contare su di loro in ogni fase del progetto. Perché per noi è sempre stato chiaro che il successo sarebbe dipeso, oltre che dalla tecnologia, dalle persone che ci avrebbero aiutato a guidare questo cambiamento. illycaffè e Alfa Sistemi hanno lavorato come un’unica squadra, combinando esperienza, competenza e un’attenzione costante alla continuità operativa.”
Quando tutto è stato pronto, è stato fissato il momento chiave della migrazione: l’operazione si sarebbe svolta tra il venerdì sera e la domenica notte, così che il sistema fosse pienamente operativo già dal lunedì mattina. Un obiettivo ambizioso, ma con una preparazione di questo livello, il team di Illy e Alfa Sistemi era pronto alla sfida.
Un weekend di trasformazione: il momento della migrazione e dell’upgrade
Dopo mesi di preparazione e test, il momento era arrivato: nel secondo weekend di novembre, illycaffè ha dato il via alla migrazione di JD Edwards. L’operazione era complessa e doveva essere gestita con estrema precisione: ogni fase era stata pianificata nei minimi dettagli, ma non esiste banco di prova migliore che l’esecuzione sul campo.
“Nonostante tutta la preparazione, sapevamo che durante la migrazione potevano emergere variabili impreviste. È in quei momenti che si vede la differenza tra un fornitore e un vero partner,” racconta Massimiliano Delise, ERP Project Manager di illycaffè. “Alfa Sistemi non solo ci ha guidati nella transizione, ma ha risposto in tempo reale a ogni esigenza, con un team presente e reattivo.”
Il processo, che si è svolto nell’arco di un weekend, può riassumersi in questo modo:
- Venerdì sera: chiusura dell’ambiente produttivo e trasferimento dei dati.
- Sabato: migrazione dell’intero ecosistema ERP, comprese le oltre 40 integrazioni con i sistemi aziendali.
- Domenica: test di funzionamento e validazione finale, con il team Alfa Sistemi presente in sede per supportare ogni fase.
“Abbiamo lavorato senza sosta” spiega Alessandro Nonini. “Non potevamo permetterci errori. Ogni componente del sistema doveva funzionare perfettamente prima del riavvio ufficiale.”
Il momento più critico è arrivato domenica sera, quando è stato dato il via libera definitivo: il sistema era pronto e operativo, ma solo con il presidio notturno del team di progetto presso lo stabilimento si è avuto la conferma che gli sforzi di mesi di lavoro non erano stati vani. Dopo un’ultima serie di verifiche, tutto era pronto per l’inizio della settimana lavorativa.
“Lunedì mattina, gli utenti hanno semplicemente ripreso a lavorare come sempre, con un sistema più veloce e performante,” racconta Fabio Bogoni. “Ed è esattamente così che deve essere una migrazione di successo.”
Risultati tangibili e un sistema pronto per il futuro
Quando si affronta un progetto di questa portata, il vero successo si misura il giorno dopo: quello in cui tutto deve funzionare come previsto, senza intoppi. E così è stato.
“Le migliori migrazioni sono quelle che passano quasi inosservate per gli utenti,” osserva Massimiliano Delise. “Se nessuno si accorge del cambiamento, significa che hai fatto un ottimo lavoro. Nel nostro caso, abbiamo ricevuto solo feedback positivi: gli utenti hanno notato un miglioramento nelle prestazioni, ma per il resto tutto era esattamente dove e come lo avevano lasciato.”
Oltre alla continuità operativa, il progetto ha portato con sé vantaggi concreti:
- Migliori performance: le operazioni quotidiane su JD Edwards sono ora più fluide e veloci.
- Tempi di elaborazione ridotti: le chiusure contabili di fine anno, che prima richiedevano 27 ore, ora si completano in 12 ore, con un miglioramento di oltre il 50%.
- Maggiore stabilità: con la nuova infrastruttura, illycaffè può contare su un sistema più sicuro e affidabile, supportato ufficialmente da Oracle.
“Dal punto di vista dell’IT, abbiamo ottenuto esattamente quello che volevamo: un sistema più veloce, più stabile e pronto per le sfide future,” spiega Fabio Bogoni. “Ma il valore aggiunto è stata la modalità con cui tutto è stato gestito: un lavoro di squadra che ha reso possibile un risultato impeccabile.”
L’aggiornamento e la migrazione di JD Edwards rappresentano solo un tassello della strategia di trasformazione digitale di illycaffè. Grazie a questa operazione, l’azienda ha costruito una base solida su cui poter evolvere i propri sistemi nei prossimi anni, con la sicurezza di poter contare su un partner affidabile al proprio fianco.
“Non si trattava solo di portare a termine un progetto, ma di costruire qualcosa che potesse supportare il business nel lungo periodo,” conclude Alessandro Nonini. “Ed è esattamente questo il nostro ruolo: essere un punto di riferimento per i nostri clienti, sempre.”
Il valore di una partnership basata sulla fiducia reciproca
La collaborazione tra illycaffè e Alfa Sistemi non si è limitata a portare a termine un progetto complesso con successo. Ha rafforzato un rapporto basato su fiducia, competenza e condivisione di obiettivi a lungo termine.
“Abbiamo sempre visto Alfa Sistemi come un’estensione del nostro team,” spiega Fabio Bogoni. “Ci supportano non solo nella gestione tecnologica, ma anche nella definizione di strategie IT che possano davvero fare la differenza per il business.”
Dal 2004, Alfa Sistemi accompagna illycaffè nell’evoluzione dei suoi sistemi informativi, offrendo soluzioni su misura e un supporto proattivo. “Ogni grande trasformazione ha bisogno di un partner che la renda possibile,” conclude Alessandro Nonini. “E noi siamo orgogliosi di poter affiancare illycaffè nel suo percorso di innovazione, oggi come in futuro.”
Insomma, il successo di un progetto IT non dipende solo dalla tecnologia, ma dalle persone che lo rendono possibile. illycaffè ha scelto Alfa Sistemi come partner strategico per affrontare una trasformazione senza interruzioni.
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Alfa Sistemi è una realtà di consulenza IT che, con intraprendenza ed ambizione, esplora soluzioni di business inedite e investe in tecnologie innovative per disegnare il futuro dell’IT.
