Il tuo ufficio fornitori sta cercando una soluzione semplice per snellire il volume delle fatture in entrata e ridurre costi ed errori umani legati al data entry? Vuole avere subito evidenza del backlog, degli importi per calcolare ratei e risconti e della situazione fornitori?
Allora Alfa-Invoice, la soluzione software progettata dal team Afa Sistemi, potrebbe fare al caso tuo.
Alfa-Invoice nasce nel 2020 da un’esigenza ben specifica: mutuare l’ottimo risultato ottenuto con l’automatizzazione delle fatture elettroniche per facilitare la registrazione di tutte le fatture fornitori, anche quelle estere non pervenute in formato xml.
La soluzione sfrutta una tecnologia che permette di interpretare in maniera corretta i dati contenuti in fattura attraverso l’Intelligenza Artificiale la quale, lavorando assieme all’uomo e imparando con lui, supera gli ormai obsoleti sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri OCR (dall’inglese optical character recognition) e diventa via via più efficiente nell’inserire i dati a gestionale e proporre all’umano un semplice check per la registrazione della fattura.
In questo articolo di approfondimento, grazie al supporto di Elena Fornasier – Project Manager di Alfa Sistemi, scopriremo il funzionamento di questa soluzione, quali sono i vantaggi, le caratteristiche e perché tante aziende l’hanno scelta.
Cos’è Alfa Invoice
Alfa-Invoice è la soluzione software integrata con il gestionale Oracle JD Edwards che supporta l’ufficio fornitori nella registrazione delle fatture fornitori, rendendo il processo di gestione veloce e sempre più preciso grazie all’Intelligenza Artificiale.
Grazie alla perfetta integrazione “look & feel” con il gestionale Oracle JD Edwards, Alfa-Invoice affida all’Intelligenza Artificiale la lettura e decodifica delle fatture ricevute in formato pdf per la mappatura e la contabilizzazione delle stesse senza (quasi) necessità di intervento da parte dell’utente.
In questo modo, l’attività di data entry viene affidata per la maggior parte all’AI e l’utente può dedicare il suo tempo al solo controllo e analisi delle eccezioni. Il meccanismo di auto-apprendimento porta ad una progressiva automazione dell’intero processo rendendo accurata la lettura e decodifica delle informazioni da parte dell’AI stessa.
In breve, queste le principali caratteristiche di Alfa-Invoice:
- È integrata con Oracle JD Edwards, ma personalizzabile anche con altri sistemi gestionali e documentali;
- È integrata con il modulo di fatturazione elettronica;
- Sviluppa una procedura di training dell’AI affidato all’utilizzatore finale (non tecnico);
- Propone un abbinamento automatico fra ordine e relativa fattura;
- È integrata con Alfa-Approval, soluzione per gestire in modo rapido i workflow approvativi;
- Risulta facile da usare e intuitiva per qualsiasi tipo di utente.
I vantaggi
La procedura legata alla registrazione di una fattura fornitori si basa su un processo di training iniziale dell’Intelligenza Artificiale, dove le informazioni inserite possono facilmente essere controllate e corrette dall’utente. Obiettivo finale della soluzione Alfa-Invoice è l’automatizzazione dell’intero processo.
Grazie alla dashboard di training interna, l’utente può:
- Visualizzare i dati interpretati dall’AI
- Comparare i valori interpretati con quelli presenti nel documento originale
- Integrare i dati che sono stati interpretati in modo errato
- Dare feedback all’AI per rendere il processo sempre più accurato
Inoltre, l’utente può anche impostare una soglia minima di accuratezza dei dati. A seconda del grado di accuratezza impostato, alcuni dati potrebbero essere evidenziati con colori diversi per facilitare l’utente nella loro revisione ed eventuale modifica. Una volta confermati i dati, l’AI registra il feedback ricevuto per fornire dati sempre più accurati nelle successive procedure così da permettere il passaggio alla fase successiva senza alcun intervento manuale.
Perché scegliere Alfa Invoice
“Dopo 4 anni e una serie di ottimizzazioni abbiamo ricevuto numerosi feedback che dimostrano che Alfa-Invoice è una soluzione imprescindibile per tutte le aziende che vogliono snellire e ottimizzare il carico di lavoro legato alla gestione della fatturazione passiva.” Elena Fornasier
In breve, perché scegliere Alfa-Invoice? In aggiunta a tutti i vantaggi sopra citati, i clienti che hanno già adottato questa soluzione confermano che: risparmiano tempo nel caricare le fatture manualmente, i pagamenti sono più veloci (e, di conseguenza, i fornitori più felici), hanno evidenza immediata degli importi da pagare in un’unica dashboard e registrano una generalizzata riduzione di errori nel data entry.
Facciamo un esempio di un cliente che utilizza la soluzione.
Il suo ufficio fornitori riceve 14.244 fatture in entrata/mese da supplier diversi.
L’intelligenza Artificiale ha richiesto conferma dei dati inseriti all’utente solo per 3.085 dei casi, processando autonomamente con successo il 78,34%.
Se guardassimo solo i top 25 fornitori per numero di fatture ricevute, il grado di accuratezza dei dati mappati dall’AI si attesterebbe in un range tra l’86 e il 95%.
Adottare questa soluzione mette l’azienda sicuramente davanti ad un cambio in termini lavorativi: la figura umana, in interazione con l’Intelligenza Artificiale, viene sgravata da attività amministrative di basso profilo e recupera il tempo che merita, da impiegare in attività di maggior valore.
Contattaci per sapere se Alfa-Invoice può fare al caso tuo!
Alfa Sistemi è una realtà di consulenza IT che, con intraprendenza ed ambizione, esplora soluzioni di business inedite e investe in tecnologie innovative per disegnare il futuro dell’IT.
