La tua azienda costruisce impianti e ha esigenza di monitorare lo stato di avanzamento delle commesse sia in termini di operations che economici? Cerchi una soluzione che metta in relazione questi due aspetti e ti garantisca reattività d’azione, riduzione dell’errore umano e un dato unico integrato disponibile in tempo reale?
Grazie a 20 anni di esperienza nel settore dell’engineering-to-order abbiamo unito alla conoscenza di processo le nostre competenze tecnico-informatiche al fine di sviluppare una soluzione che permetta di avere un controllo end-to-end della commessa con una puntualità del dato, anche dal punto di vista economico-finanziario.
Dopo aver parlato dei “Pro (e contro) nell’integrare la preventivazione nella gestione commessa”, in questo articolo di approfondimento, grazie alla collaborazione di Federica Finotto – Executive Partner di Alfa Sistemi, parleremo della parte gestionale e finanziaria di una commessa e di quanto sia importante connetterla con la parte operations, non solo per intercettare tempestivamente eventuali scostamenti di budget e poter quindi applicare eventuali azioni correttive, ma anche per avere una fotografia immediata dell’avanzamento della commessa in termini di costi, ricavi, stima a finire e marginalità.
Modulo ETO: il primo step per un controllo completo
Il modulo “Engineering to Order (ETO)” per Oracle JD Edwards è stato sviluppato dal team Alfa Sistemi per estendere la copertura dei processi di preventivazione, costificazione e monitoraggio di commessa offerte dal sistema ERP. Ma non solo.
ETO consente, una volta che un’offerta venisse accettata, di risparmiare tempi e costi lanciando istantaneamente la WBS (work breakdown structure) di commessa e di creare:
- task di commessa con associate le relative categorie economiche (voci di spesa o ricavo);
- la creazione automatica di un Piano dei conti di commessa e la relativa generazione del dato di budget per le diverse voci di spesa presenti in WBS.
Tutte le transazioni derivanti dal processo di acquisto, di produzione e di magazzino – come trasferimenti da una commessa a un’altra oppure l’allocazione a commessa di un articolo gestito a scorta – possono generare una prima nota gestionale e/o civilistica che viene allocata nativamente alla specifica commessa o task di commessa.
ETO inoltre genera un’anagrafica di commessa che permette la mappatura di tutti i dati contrattuali (penali, lettere di credito e provvigioni) e delle milestone di fatturazione, complete di data prevista, termini di pagamento (dati fondamentali per il Cash In previsionale di commessa) e quota di anticipo con calcolo automatico del riassorbimento in sede di fatturazione.
La soluzione consente la completa visione e gestione del ciclo di vita della commessa, dalla preventivazione all’esecuzione, fino al commissioning e al controllo economico e finanziario.
Tale flusso risulta obbligato ed estremamente profittevole per tutte quelle aziende che hanno necessità di gestire in modo collaborativo e puntuale l’avanzamento della commessa sia in termini di operations che a livello economico-finanziario.
Con questo sistema i dati di commessa (preventivi, budget, actual impegnato e consuntivo) sono sempre aggiornati in tempo reale a qualsiasi livello, e possono restituire al controllo di gestione una fotografia real time della commessa per qualsiasi valutazione di profit & loss, manovre correttive, proiezioni future.
Integrare Operations ed Economics: un caso pratico con benefici raggiunti
Grazie all’implementazione della soluzione sopra descritta, che estende le funzionalità standard del sistema Oracle JD Edwards, un nostro cliente ha ottenuto, all’interno del proprio sistema ERP, il controllo completo sulle proprie commesse lungo tutto il loro ciclo di vita sia in termini di tempi e costi che per quanto riguarda le risorse.
La situazione di partenza – oltre ad essere time-consuming e ad avere un elevato rischio di errore – evidenziava un grande sforzo per arrivare alla determinazione a fine mese del wip di commessa a partire dalle movimentazioni di magazzino. Inoltre, la disponibilità di un dato in tempi non adeguati non permetteva di evidenziare rapidamente gli scostamenti e attivare subito le eventuali azioni correttive.
Avere immediatezza degli scostamenti di budget per singole voci di costo è fondamentale per definire i target e avere una visione globale dell’andamento della commessa, della stima a finire e della relativa marginalità.
Un modello ERP con una stretta integrazione tra la WBS e il piano dei conti di commessa ha permesso l’eliminazione di errori e la disponibilità real time dei dati con conseguente gestione puntuale del dato di budget, actual (impegnato e consuntivo) e della stima a finire.
È stato pertanto fondamentale puntare su velocità e immediatezza con cui i dati vengono registrati e monitorati per elaborare un conto economico di commessa con calcolo automatico della percentuale di avanzamento secondo la logica Cost to Cost che, applicata al valore di contratto, permette di determinare il VALORE a SAL.
Dati alla mano, l’utilizzo di Excel è diminuito del 70%: un risultato misurabile e tangibile che ha generato parecchie soddisfazioni, oltre a una serie di benefici riscontrati come:
- la semplificazione delle operazioni di chiusura trimestrale grazie all’allocazione puntuale dei costi (impegnato –consuntivo e stima a finire) e ricavi di commessa;
- una gestione strutturata di tutte le principali informazioni del contratto (lettere di credito, penali per ritardi, provvigioni, milestones contrattuali);
- eliminazione delle fatture manuali e reworking delle stesse grazie ad un piano di fatturazione a milestone gestito a sistema con calcolo automatico del riassorbimento dell’anticipo;
- una gestione strutturata dei dati di commessa nei diversi sottosistemi per arrivare al Cash in e Cash Out previsionale di commessa ed al relativo Cash Flow;
- monitoraggio dei costi in tempo reale con possibilità di intercettare subito gli scostamenti rispetto al budget.
Perché è indispensabile gestire la commessa in modo integrato
Perché è indispensabile gestire la commessa in modo integrato? Partiamo dal contrario:
“Gestire in modo non integrato operations e parte economico-finanziaria significa non avere evidenza di eventuali riduzioni della marginalità di un flusso di cassa non bilanciato. Infatti, fare un conto economico di commessa quando la commessa è già chiusa è sicuramente troppo tardi… Avere evidenza invece di uno scostamento di budget per voce di costo permette di fare dei ragionamenti su quali azioni attuare per recuperare su altre fasi/item”, spiega Finotto.
“Quello che abbiamo realizzato con 20 anni di esperienza”, sottolinea, “è una soluzione unica end-to-end che risponde a qualsiasi esigenza di una media e grande azienda che lavora su commessa e vuole avere un controllo rigoroso di costi, ricavi e marginalità. In altre parole, un’azienda che vuole essere competitiva in un contesto dove la collaborazione fra uffici e l’immediatezza del dato può fare la differenza.”
E aggiunge: “I nostri progetti partono dall’analisi dei sistemi preesistenti alla digitalizzazione completa dei dati, andando progressivamente ad eliminare le attività con basso valore aggiunto e incentivando la collaborazione fra dipartimenti; si arriva ad una semplificazione dei processi dove la possibilità di errore umano lungo le varie fasi viene ridotta al minimo e la qualità del dato ad ogni livello viene garantita”.
Sei un CFO, un Project Manager o Responsabile del controllo di gestione? Contattaci e raccontaci della tua commessa e delle tue esigenze.
Alfa Sistemi è una realtà di consulenza IT che, con intraprendenza ed ambizione, esplora soluzioni di business inedite e investe in tecnologie innovative per disegnare il futuro dell’IT.
