PM di successo: competenze, metodo e tecnologia

Nella gestione dei progetti complessi, dove tempi, costi e risorse devono muoversi in perfetta sincronia, è ancora facile imbattersi in approcci sbilanciati. Mantenere un approccio di sistema è complesso, e dove manca porta a risultati non performanti al 100%.
Se i tempi non vengono monitorati si creano ritardi ed inefficienze, se invece sono i costi ad essere tralasciati, il progetto diventa insostenibile e compromettere la redditività del progetto finale, se infine non si assicurano le risorse di progetto adeguate si compromette la produttività e il commitment della squadra. 

Per capire quali sono le best-practice nella gestione di questi tre elementi abbiamo parlato con chi da anni vive il Project Management non solo come disciplina tecnica, ma come ecosistema fatto di persone, processi e strumenti. Andrea Piras, Project Manager in Alfa Sistemi e Oracle Primavera Specialist con oltre 25 anni di esperienza alle spalle, che ogni giorno accompagna aziende di diversi settori (come ad esempio Energy & Utilities, Engineering & Construction e ETO) nel costruire la cultura del Project Management bilanciando tempi costi e risorse supportati da competenze, metodo e tecnologia.

Il binomio persone-tecnologia alla base di un progetto di successo

“L’adozione di un software, anche il più sofisticato, non è condizione sufficiente per il successo di un progetto: sono le persone l’elemento fondamentale su cui fare leva. Anche con l’auto più veloce non si vince se non si ha un buon pilota”, spiega Andrea Piras, con la chiarezza di chi ha visto da vicino quanto la cultura organizzativa possa determinare il risultato finale.

Ma da dove si parte, quando si parla di progetti complessi? Andrea Piras non ha dubbi: dalle persone, non dalla tecnologia. 

Secondo la sua esperienza, i progetti che non raggiungono i risultati sperati non falliscono per mancanza di strumenti, ma per assenza di allineamento tra chi li guida e chi li realizza. Troppo spesso, osserva, le aziende si concentrano sull’acquisto del software più performante, immaginando che la sola adozione possa risolvere i problemi di pianificazione e controllo. Ma una soluzione tecnologica, per quanto evoluta, se non compresa e usata nel modo corretto crea rigidità e inefficienze.

“Solo quando tutti riconoscono il valore aggiunto della soluzione e si sentono parte di un obiettivo comune, la tecnologia diventa davvero un acceleratore e non un ostacolo.”

È proprio qui che entra in gioco un’altra dimensione fondamentale: le competenze trasversali che permettono alle persone di dare valore alla tecnologia.

Perché dietro ogni schedula ben costruita e ogni processo ottimizzato, racconta Andrea Piras, c’è sempre un lavoro di ascolto, coordinamento e fiducia reciproca.

Tra le competenze che fanno realmente la differenza in un contesto complesso, Andrea Piras evidenzia:

• Gestione dello stress e lucidità. Gli imprevisti sono inevitabili, ma un Project Manager deve saper gestire la pressione, decidere con equilibrio e mantenere il focus sugli obiettivi anche quando la complessità cresce.

• Comunicazione efficace. Il PM deve essere in grado di calibrare messaggio, linguaggio e tono sulla base dell’interlocutore che ha davanti. ” A tutti è chiaro il concetto di ritardo” dice Andrea Piras, ma come contestualizzarlo, farlo comprendere, accettare e come risolverlo, cambia da persona a persona.

• Motivazione del team. Un progetto avanza solo se le persone credono negli obiettivi comuni. Ascoltare le persone del team e creare un clima di fiducia è importante per valorizzare i contributi individuali e creare responsabilità condivisa agli obiettivi di progetto.

• Capacità di problem solving. I progetti raramente seguono un percorso lineare. Gestire i progetti significa saper anticipare i rischi, leggere i segnali deboli e saper “cambiare rotta” con lucidità, così da mantenere il controllo anche in situazioni di incertezza.

Dal tempo alla priorità: governare, non rincorrere

Dopo aver parlato di persone, il discorso si sposta naturalmente su un altro tema cruciale del Project Management: il tempo. È qui che, secondo Andrea Piras, si misura la maturità di un team di lavoro. “La verità è che non tutte le attività hanno lo stesso peso”, spiega Piras, “e un Project Manager deve concentrarsi su ciò che genera valore reale per il cliente.”

Non è raro che la pianificazione venga vissuta come un esercizio formale, un insieme di scadenze da rispettare e tabelle da aggiornare. Ma la vera competenza di un Project Manager sta nel distinguere le attività che generano valore da quelle che, pur impegnando risorse, non incidono davvero sul risultato.

Governare il tempo non vuol dire riempire agende o controllare diagrammi, ma stabilire priorità, leggere le interdipendenze e individuare i punti su cui concentrare l’attenzione.

Metodo: far funzionare davvero Oracle Primavera P6

Dopo aver parlato dell’importanza delle competenze affianco alla tecnologia, il metodo diventa il naturale completamento delle best-practice per la gestione efficace ed efficiente dei progetti. Tutte le competenze di cui Piras ha parlato, dall’ascolto alla gestione del tempo, trovano la loro espressione concreta solo quando si integrano con gli strumenti giusti.

Oracle Primavera P6 è una piattaforma di Project management che permette di pianificare, monitorare e governare portfolio progetti complessi coniugando tempi, costi e risorse in un’unica visione integrata. 

P6 però, oltre ad essere una tecnologia, è anche e soprattutto un metodo di lavoro consolidato che permette di:

• Pianificazione e schedulazione avanzata con metodo Critical Path: la soluzione offre un motore di schedulazione  che calcola automaticamente il percorso critico di progetto, identifica le dipendenze tra attività, gestisce le risorse con tecniche di livellamento e permette di gestire progetti complessi con migliaia di attività attraverso Work Breakdown Structure (WBS) gerarchiche.

• Portfolio Management e consolidamento multi-progetto: la piattaforma consente di gestire interi portfolio di progetti in un unico database centralizzato che include funzionalità di what-if scenario e scenario planning. La vista di portfolio offre anche dashboards e analytics per comparare performance, allocare risorse condivise tra progetti diversi, e prendere decisioni strategiche basate su indicatori chiari e definiti.
• Collaboration e reporting integrato: la piattaforma fornisce strumenti di collaborazione per il team sulla base dei ruoli assegnati, permette di gestire workflow di approvazione, e offre un sistema di reporting personalizzabile e automatico che genera output come Gantt charts, resource histograms, earned value reports, ecc..

Oracle Primavera P6 aiuta i PM e il team a creare un metodo di lavoro strutturato aiutandoli a:

1. standardizzare i processi di project management attraverso template definiti, codici di attività standardizzati e strutture WBS riutilizzabili; 
2. dare disciplina al progetto grazie alla chiara definizione di scope, risorse e vincoli che definiscono la pianificazione, guidano l’implementazione e aiutano a monitorare e anticipare eventuali deviazioni;
3. creare una knowledge base condivisa dei progetti passati, presenti e futuri e codificare successi e spunti di miglioramento continuo.

Funzionalità di Oacle Primavera P6 che fanno la differenza nella gestione quotidiana dei progetti

Per comprendere fino in fondo il valore di Oracle Primavera P6, abbiamo voluto chiedere a chi lo utilizza ogni giorno perché questa piattaforma sia considerata un riferimento per la gestione dei progetti complessi. Andrea Piras non ha dubbi: “Oracle P6 è progettato per gestire progetti complessi e schedule integrate, con decine di migliaia di attività, relazioni e risorse. Il suo utilizzo è consolidato in molti settori tra cui Oil&Gas, Infrastrutture, Energia e Difesa, ecc. tanto da essere standard contrattuale nei contratti EPC internazionali. Dalla schedula più semplice alla schedula integrata: tempi, risorse e performances sono sempre sotto controllo”.

Tra le sue funzioni, tre sono pressocché irrinunciabili:

• Global Change, che consente di modificare in modo massivo i dati della schedula, riducendo tempi e possibilità di errore nelle attività di aggiornamento.
• Resource Curves, per gestire la distribuzione delle risorse nel tempo e ottenere una rappresentazione più realistica del carico di lavoro e dei costi.
• Check Schedule Report, un potente strumento di analisi basato sul DCMA 14-Point Assessment, che permette di valutare la qualità della schedula e individuare criticità prima che impattino sul progetto.

“Queste funzioni,” sottolinea Piras, “sono spesso sottovalutate, ma rappresentano il vero valore aggiunto di Primavera P6: aiutano a passare da una pianificazione statica a un controllo dinamico, in cui ogni dato è parte di un sistema vivo.”

L’integrazione per ridurre l’effetto silos nella gestione dei progetti

Guardando oltre il singolo progetto, Piras sottolinea quanto oggi l’integrazione rappresenti la vera leva di controllo nei contesti più complessi. I sistemi non possono più funzionare come isole separate, perché i dati di pianificazione, economici e operativi devono alimentarsi a vicenda per restituire una visione completa e aggiornata.

È in questa prospettiva che si inserisce l’ecosistema Oracle, in cui Primavera P6, Primavera Cloud, Oracle Unifier e Aconex lavorano in sinergia con l’ERP aziendale per creare un flusso unico di informazioni. P6 governa tempi e risorse, Primavera Cloud aggiunge la dimensione dell’analisi dei rischi e della collaborazione, Unifier collega il mondo economico raccogliendo dati di budget, consuntivo e forecast, mentre Aconex gestisce in modo strutturato documentazione e workflow collaborativi, dalle approvazioni alla corrispondenza, garantendo tracciabilità e coerenza tra tutti gli stakeholder.

“Quando sistemi e processi parlano la stessa lingua, le decisioni diventano più rapide e consapevoli,” aggiunge Piras, evidenziando come l’integrazione consenta di superare la frammentazione tipica dei progetti complessi. Insomma, più efficienza tecnologica e più trasparenza e collaborazione, perché condividere dati affidabili in tempo reale equivale a rendere più solide le scelte e più fluido il lavoro tra i diversi attori coinvolti.

Persone, metodo e visione: la formula che non cambia

Cercando di riassumere dunque, sono 4 gli ingredienti di successo per gestire progetti complessi che tengano sotto controllo tempi, costi e risorse in modo efficace ed efficiente: 

1. competenze tecniche e trasversali delle persone, il vero motore portante dei progetti di successo; 
2. metodo di lavoro strutturato e standardizzato che dà ritmo al PM e al suo team;
3. tecnologia a supporto per accelerare le performance di progetto; 
4. integrazione dei sistemi per ridurre le barriere inter-funzionali nella gestione dei progetti.

Ed è proprio su queste best practices che si fonda l’approccio di Alfa Sistemi, che da anni accompagna le aziende in una Digital Trasformation capace di mettere le persone al centro, coniugando innovazione tecnologica e crescita organizzativa. Vuoi saperne di più o raccontarci il tuo progetto? Contattaci qui.