In questo articolo cercheremo di comprendere meglio il ruolo del Project Manager all’interno di una produzione su commessa: quali sono le caratteristiche di questa figura professionale, le responsabilità e come si può porre all’interno della struttura organizzativa? Quali sono le soluzioni di Project Management presenti sul mercato?
Sappiamo quanto sia importante gestire i tempi e i costi di un progetto monitorando le risorse impiegate, infatti, per un’azienda che lavora a commessa, nessuna produzione è uguale all’altra: ogni progetto è unico, con diversi gradi e livelli di complessità, e riuscire a monitorare i gli step di avanzamento e a governare eventuali contrattempi in modo tempestivo può generare un vantaggio competitivo da non sottovalutare.
Se lavori a commessa e vuoi semplificare il tuo attuale processo, prenota una consulenza in cui potrai confrontarti con gli esperti del nostro team. In caso contrario, continua a leggere l’articolo e ti spieghiamo come fare per gestire al meglio un progetto su commessa con l’utilizzo di soluzioni per il Project Management.
Project Manager: quali sono le responsabilità e le qualità indispensabili
La produzione per commessa porta con sé una notevole complessità di gestione e il ruolo del PM permette di monitorare al meglio il flusso di lavoro migliorando l’efficienza lungo l’intero percorso, dal contatto con il cliente, al prodotto finito.
Il ruolo del Project Manager è tanto più efficace quanto le sue abilità e lo spazio di intervento sono direzionate ad interventi in chiave preventiva e reattiva piuttosto che correttiva. Se coinvolto già in fase preliminare, dalla preventivazione, il PM può definire al meglio gli step progettuali stimando puntualmente costi e ricavi e valutare altresì eventuali problematiche che potrebbero incorrere nella sovrapposizione con altre commesse.
Le doti da Project Manager si possono racchiudere in abilità specifiche in ambito tecnico, organizzativo e relazionale insieme alla conoscenza degli strumenti e metodi per la gestione di progetti nel loro ambito di competenza. Favorisce anche l’avere una mentalità strutturata ma capace di risolvere problemi in modo reattivo. E la capacità di leadership per coordinare il progetto all’interno dell’azienda e tra i vari reparti, unita a una certa dose di diplomazia con il committente.
Lo scopo del PM è di raggiungere gli obiettivi di progetto assicurandosi il rispetto di costi, qualità e tempi in un gioco di equilibri, mantenendo elevata la comunicazione fra le varie parti coinvolte, interne ed esterne al progetto..
Il Project Manager è inoltre quella figura che motiva, ed è responsabile di indirizzare il team verso il raggiungimento degli obiettivi di progetto. Gestisce il progetto in tutto il suo ciclo di vita mettendo le sue competenze in campo. Le sue abilità si manifestano anche nella capacità di creare un team di progetto che sia collaborativo e che abbia le skills e le conoscenze necessarie a realizzare il progetto stesso.
In sintesi, il Project Manager:
- Delinea il progetto in tutte le sue fasi e definisce costi e ricavi assicurando una corretta analisi sulla fattibilità;
- Capisce quali sono le leve su cui può puntare per migliorare tutti i passi di realizzazione del progetto, sia lato azienda che lato cliente;
- Individua componenti critici velocemente per garantire delivery nei tempi corretti;
- Pianifica con Software di Project Management;
- Monitora e rendiconta il lavoro degli uffici tecnici interni e quello delegato in outsourcing;
- Aggiorna il GanTT di commessa per consentire la fatturazione;
- Si assicura che l’avanzamento dei lavori rispetti le scadenze concordate;
- Motiva il team di lavoro e mantiene una buona comunicazione fra tutti gli interlocutori coinvolti;
- Garantisce il rispetto degli incassi da parte del cliente: ogni commessa gestita correttamente equivale ad un cliente soddisfatto.
Software di Project Management: la soluzione perfetta per chi progetta
Come razionalizzare i flussi richiesti dalla produzione su commessa?
Ad oggi, con la rivoluzione tecnologica e i tempi sempre più accelerati dell’innovazione, le aziende competono non più solo sui costi di produzione ma anche sulle strategie competitive che mettono in atto tra cui la differenziazione dei prodotti in termini di qualità e personalizzazione. Diventare lean vuol dire porre al centro il fattore tempo, trovando il modo di ottimizzare in termini di durata qualsiasi processo.
Utilizzare un Software di Project Management è sinonimo di innovazione, rafforzamento della cultura aziendale e dei processi in un’ottica project-oriented, perchè permette di monitorare risorse, tempi e costi per accompagnare le aziende nella gestione di un progetto dalla preventivazione, fino alla consegna del lavoro finito.
Grazie agli strumenti di Project Management, un controllo di tipo preventivo permette di rilevare in anticipo i possibili risultati, intervenendo e mettendo in atto azioni correttive, prima che sia troppo tardi per conseguire gli obiettivi del progetto che si vuole realizzare.
Per esempio, all’interno del progetto di commessa, il PM può individuare materiali difficili da ordinare prima ancora di incaricare l’ufficio tecnico di partire con la progettazione. In questo caso, avere un gestionale ERP integrato aiuta ad avere un archivio di dati storici utili a trovare la risposta di cui si ha bisogno e a partire nella realizzazione del progetto più velocemente.
Il Project Management è di fatti uno strumento fondamentale per il PM che permette di analizzare e definire il ciclo di vita del progetto in tutte le sue fasi e capire quali sono le dinamiche progettuali più idonee da adottare. Inoltre, permette di inserire correttamente la nuova commessa all’interno della pianificazione globale aziendale al fine di individuare sovraccarichi o vuoti degli uffici interni o della produzione e definire in anticipo le azioni correttive necessarie.
Il nostro team Alfa Sistemi è da oltre 20 anni che accompagna svariate aziende, che lavorano con progetti a commessa, nel migliorare i processi esistenti mettendo mano a soluzioni eterogenee già presenti internamente (MS Excel, MS Project, o strumenti ad hoc) e aiutandole nello sviluppo di soluzioni nuove, per rispondere meglio alle esigenze specifiche dell’azienda che progetta.
È proprio in questi anni di lavoro sul campo che abbiamo trovato in Oracle Primavera la soluzione migliore per gestire qualsiasi esigenza della media e grande azienda che progetta. Oracle Primavera è una soluzione che permette di stabilire le priorità, pianificare, gestire e definire progetti, programmi e portafoglio; è orientata sia al Top Manager, per avere uno spaccato dei progetti in essere e futuri, sia ai Project Manager che ai Program Manager.
Inoltre, se integrata all’ERP (come Oracle JD Edwards o altri) e ad una soluzione di preventivazione (come il modulo ETO sviluppato da Alfa) permette di fornire al PM completo controllo e visione dalla preventivazione alla consegna.
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Alfa Sistemi è una realtà di consulenza IT che, con intraprendenza ed ambizione, esplora soluzioni di business inedite e investe in tecnologie innovative per disegnare il futuro dell’IT.
