Upgrade e migrazione in cloud dell’ERP per conquistare autonomia – la storia di GF

Fondata nel 1966, GF è un’azienda italiana che produce articoli in plastica per l’irrigazione, la cura del giardino e l’outdoor living, portando la qualità del made in Italy in oltre 50 Paesi. Innovazione, efficienza e design hanno guidato la sua crescita, fino a diventare un punto di riferimento nel settore Garden.

Nel 2022, con l’ingresso nel gruppo francese Exel Group, GF si è trovata davanti a una scelta cruciale: come gestire in autonomia il proprio ERP, fino ad allora condiviso con l’ex proprietà? Continuare con la piattaforma già in uso, affrontando però un progetto complesso di upgrade e segregazione, oppure adottare un nuovo sistema, con tutti i costi e i rischi di cambiamento che comporta?

Una decisione tutt’altro che banale, che ha richiesto non solo analisi tecnica e strategica, ma anche la certezza di poter contare su un partner affidabile, capace di guidare l’azienda lungo un percorso di trasformazione senza compromettere la continuità operativa.

Così è iniziata la collaborazione con Alfa Sistemi: un progetto che ha unito competenze, ascolto e fiducia reciproca, trasformando un’esigenza tecnologica in un’occasione di crescita condivisa.

Nuova proprietà, nuovo ERP? Le sfide del post acquisizione

Ogni acquisizione porta con sé nuove opportunità, ma anche decisioni delicate. Quando nel 2022 GF è entrata a far parte del gruppo francese Exel Group, è emersa subito una questione cruciale: l’ERP utilizzato dall’azienda non era indipendente, ma parte del sistema della precedente proprietà. Per garantire a GF autonomia gestionale e continuità operativa, Exel doveva quindi scegliere la strada migliore da intraprendere.

Le alternative non erano banali. Uniformarsi al resto del gruppo adottando SAP avrebbe significato parlare la stessa lingua delle altre società di Exel, ma con costi e tempi elevati e un impatto importante sugli utenti, abituati a JD Edwards. Continuare con JD Edwards, invece, era una scelta più vicina alla realtà di GF, ma richiedeva un progetto complesso: upgrade alla release 9.2, migrazione al cloud e separazione completa dai sistemi dell’ex capogruppo.

“Un progetto di questa complessità porta sempre con sé preoccupazioni”, ricorda Matteo Malagoli, ex IT Manager di GF e oggi Group CIO. “Sapevamo che il passaggio a un ERP autonomo era imprescindibile, ma la scelta su come farlo richiedeva lucidità, visione e soprattutto un partner di cui fidarsi.”

Dopo un’attenta valutazione dei pro e dei contro, il board di Exel ha sciolto il dubbio: continuare con JD Edwards. Una scelta che avrebbe permesso di ridurre tempi e costi, garantire continuità agli utenti e costruire l’indipendenza di GF su basi solide. Ecco, in sintesi, l’origine del progetto di Lift & Shift su Oracle Cloud che ha visto impegnati il team di Alfa Sistemi e di GF dalla fine del 2023 all’ottobre del 2024. 

Alfa Sistemi e GF: la collaborazione che genera fiducia

Il progetto, avviato a dicembre 2023, aveva un obiettivo chiaro: dare a GF un sistema JD Edwards 9.2 completamente autonomo, attraverso un percorso di lift & shift che prevedeva l’upgrade del gestionale, la migrazione su Oracle Cloud e la separazione dai sistemi della precedente proprietà. Un passaggio complesso sul piano tecnico (che altri partner informatici, contattati in fase preventiva, avevano persino definito “sconsigliabile”), che però è stato affrontato fin dall’inizio come un percorso condiviso tra persone e team.

“Dal primo momento abbiamo percepito il team Alfa Sistemi come parte della nostra squadra”, racconta Matteo Malagoli, ex IT Manager di GF e oggi Group CIO. “Ogni riunione, ogni confronto, è stato vissuto con trasparenza e collaborazione. Non c’era il classico rapporto cliente-fornitore, ma la sensazione di lavorare insieme verso lo stesso obiettivo. Da questo punto di vista, la dedizione al progetto dell’amministratore delegato di GF e oggi della Business Unit è stata fondamentale, così come la scelta di svolgere riunioni a cadenza fissa per poterci confrontare su quanto fatto e quanto ancora da fare. La trasparenza emersa da quei meeting è stata importantissima, sia a livello umano che professionale”.

Ma la sintonia non si è limitata agli aspetti gestionali del progetto: ha coinvolto in maniera diretta anche gli utenti, trasformandoli in protagonisti attivi del cambiamento. Il loro contributo, attraverso test e momenti di formazione, è stato determinante per rafforzare la fiducia reciproca e costruire competenze interne destinate a restare nel tempo.

“Il lift & shift ha rappresentato per noi una svolta”, sottolinea infatti Matteo Catellani, Responsabile Supply Chain. “Da un ERP rigido e modellato sulle esigenze di un altro gruppo siamo passati a un sistema di cui siamo finalmente proprietari e che oggi ci garantisce meno attività manuali, meno errori e gestione ordini e forecast decisamente più snella. E la cosa più interessante è che al momento dello switch non abbiamo vissuto alcuna difficoltà: il giorno dopo producevamo, spedivamo, gestivamo movimenti e ingressi esattamente come il giorno precedente. Il passaggio è stato estremamente naturale, e considerato quanto si è svolto dietro le quinte, la cosa è da considerarsi un successo.”

Lo conferma poi anche l’esperienza di Pasquale Salzano, IT Manager di GF entrato in azienda a progetto concluso che pur non avendo conoscenza diretta di come stavano le cose prima del suo arrivo, oggi afferma di godere di tutti i frutti di un progetto ben gestito e concluso: “Non c’è stato alcuno stop o rallentamento del business, gli utenti sono soddisfatti e mi ritrovo a gestire un sistema moderno che ci garantisce piena autonomia. E in realtà non solo, perché di Alfa Sistemi non ho apprezzato solo le doti tecniche, ma anche l’approccio consulenziale e formativo che mi rassicura molto: so di avere a fianco un partner con cui tradurre concretamente e al meglio le esigenze del business, di oggi e di domani”.

Oltre il go-live: continuità e prospettive future

Un go-live anticipato di un mese è un traguardo che da solo basterebbe a raccontare il successo di un progetto. Ma naturalmente per GF il vero successo si è registrato quando il sistema ha smesso di essere un “cantiere aperto” per diventare uno strumento vivo, utilizzato ogni giorno da chi produce, spedisce, pianifica. D’altronde, è lì che si misurano davvero la solidità del lavoro svolto e la qualità della collaborazione.

Le fasi immediatamente precedenti allo switch non sono state prive di tensione. Ogni test, ogni simulazione, era carico di aspettative: bisognava arrivare pronti, senza margini di errore. “Gli ultimi giorni prima del go-live li ricordo come i più intensi,” racconta Malagoli. “Sapevamo che il successo del progetto si sarebbe misurato tutto in quelle ore. Ma allo stesso tempo c’era la consapevolezza di avere un gruppo coeso, in cui ognuno sapeva cosa fare e dava fiducia agli altri.”

Quando è arrivata la notizia che il go-live sarebbe stato addirittura anticipato di un mese, l’effetto si è sentito su tutti. Non solo un risultato tecnico, ma un segnale tangibile della qualità del lavoro di squadra.

Nei mesi immediatamente successivi, il supporto di Alfa Sistemi non si è interrotto, ma si è tradotto in una presenza costante, soprattutto nei momenti più delicati come le chiusure fiscali e di fine anno. “L’aspetto che abbiamo apprezzato di più è stata proprio la vicinanza del team” ricorda Matteo Malagoli. “Sapere di avere al nostro fianco persone che conoscevano a fondo il progetto ci ha permesso di affrontare con serenità anche le prime settimane, quando normalmente emergono le criticità più complesse.”

Con JD Edwards 9.2 su Oracle Cloud, GF dispone oggi di un ERP indipendente, stabile e pronto a scalare. Ma soprattutto, ha guadagnato la certezza di poter affrontare i prossimi progetti con la tranquillità di avere al fianco un team che non si limita a fornire soluzioni, ma costruisce relazioni. 

Il valore delle persone dietro la tecnologia

La forza di un progetto non si misura soltanto nel risultato tecnico, ma nel modo in cui viene vissuto da chi lo porta avanti. Nel percorso di GF e Alfa Sistemi, ciò che ha fatto la differenza è stato sentirsi parte di una stessa squadra, con un obiettivo comune.

“Mi è sembrato proprio di vivere la dinamica di uno sport di squadra,” ha raccontato Matteo Malagoli. “Ognuno con il suo ruolo, ma tutti con la stessa maglia, sicuri della presenza e del talento l’uno dell’altro così come della voglia condivisa di raggiungere l’obiettivo”.

“Quello che resta”, aggiunge Pasquale Salzano, “è proprio l’esperienza di un percorso in cui ognuno ha dato il proprio contributo. Non solo un nuovo ERP, ma la consapevolezza che dietro la tecnologia c’è una relazione fatta di ascolto e collaborazione che potrà continuare in futuro. È questa la base che ci permette oggi di guardare avanti con serenità.”

Perché un ERP si aggiorna, le piattaforme cambiano, ma la fiducia costruita tra le persone è ciò che resta e che rende possibili tutte le evoluzioni future. Se anche tu vuoi iniziare il tuo progetto IT, contattaci.