illycaffè Un upgrade strategico per un ERP più veloce, sicuro e senza interruzioni
L'azienda
- Settore
- Food & Beverage
- Soluzione
- ERP Suites
- Integrazioni, Data Strategy & Infrastruttura
- Servizi Gestiti
- Progetto
- Upgrade e migrazione al cloud di JD Edwards
- Con noi da
- 2004
La sfida
Fondata a Trieste nel 1933, illycaffè è un’azienda familiare riconosciuta a livello globale per la qualità del suo caffè e l’eccellenza nella filiera produttiva. L’azienda, presente in oltre 140 Paesi con 13 sedi operative, gestisce la complessità dei propri processi aziendali con JD Edwards, il sistema gestionale Oracle implementato nel 2004 da Alfa Sistemi.
Nel 2023, illycaffè ha avviato un processo di trasformazione digitale volto a garantire maggiore efficienza, scalabilità e sicurezza alla propria infrastruttura IT. All’interno di questa strategia rientrava il progetto “Journey to Cloud”, che prevedeva la migrazione dei sistemi aziendali su un’infrastruttura cloud.
Naturalmente, JD Edwards rappresentava un elemento centrale di questa infrastruttura, nonostante la versione in uso non fosse più supportata da Oracle. Illy si trovava quindi di fronte a una scelta:
- Mantenere JD Edwards nella versione esistente, migrando solo l’infrastruttura in cloud, con il rischio di dover affrontare in futuro un aggiornamento più complesso e potenzialmente critico.
- Unire la migrazione a un upgrade del software gestionale, cogliendo l’opportunità per modernizzare il sistema e garantirsi il supporto del vendor, migliorando al contempo le performance dell’ERP.
Dopo un’analisi approfondita con Alfa Sistemi, Illy ha scelto la seconda opzione, consapevole che affrontare entrambi i progetti in un’unica operazione avrebbe ridotto il rischio di interruzioni future e garantito un sistema più performante e sicuro.
Questa decisione ha posto diverse sfide, tra le quali:
- Garantire la continuità operativa durante l’aggiornamento, evitando qualsiasi impatto sulle attività aziendali.
- Gestire un ecosistema complesso, con oltre 40 integrazioni attive tra JD Edwards e altri sistemi aziendali.
- Rispettare tempistiche stringenti, completando l’intera operazione in una finestra temporale di 48 ore.
Affrontare un progetto di questa portata richiedeva un partner con una conoscenza approfondita del sistema e del business di Illy, in grado di gestire la transizione con il massimo livello di sicurezza ed efficienza.
Le parole del cliente →
La soluzione
Per garantire una transizione fluida e senza impatti sull’operatività aziendale, Alfa Sistemi ha adottato un approccio strutturato e altamente collaborativo, pianificando ogni fase nei minimi dettagli e operando a stretto contatto con il team IT di illycaffè.
Il progetto è stato suddiviso in fasi, con test rigorosi su un ambiente dedicato prima del passaggio definitivo alla nuova versione. Questo ha permesso di verificare in anticipo la compatibilità delle oltre 40 integrazioni attive e di anticipare eventuali criticità.
Il momento più delicato è stato la migrazione effettiva, che doveva avvenire nell’arco di un solo weekend, minimizzando il più possibile l’impatto sugli oltre 1000 utenti di JD Edwards.
Alfa Sistemi ha adottato una strategia di transizione attentamente orchestrata:
- Creazione di un ambiente di test per simulare il passaggio alla nuova versione senza rischi.
- Validazione di tutti i processi aziendali per garantire che ogni flusso operativo fosse replicato con precisione nella nuova release.
- Pianificazione dettagliata della migrazione, con un team dedicato presente on-site per garantire un intervento tempestivo in caso di necessità.
- Esecuzione del passaggio in sole 48 ore, con attività avviate il venerdì sera e concluse entro la domenica notte.
- Monitoraggio post-go-live, con il team Alfa Sistemi presente presso la sede di Illy per supportare eventuali esigenze e rassicurare gli utenti.
Grazie a questa strategia, gli utenti non hanno percepito alcun cambiamento nell’operatività quotidiana, se non un significativo miglioramento delle performance. Il lunedì mattina, l’intero sistema era pienamente operativo, con un’interfaccia familiare ma più veloce ed efficiente.
illycaffè ha così ottenuto un sistema più stabile, performante e sicuro, senza interruzioni nel business, consolidando ancora di più la fiducia nella partnership con Alfa Sistemi.
I benefici e i risultati
Grazie all’approccio metodico di Alfa Sistemi, illycaffè ha completato con successo l’upgrade di JD Edwards e la migrazione in cloud, ottenendo benefici concreti sia dal punto di vista operativo che strategico.
Zero interruzioni operative
Il progetto è stato completato in una finestra temporale ristretta, senza impatti sulla produzione o sull’attività aziendale. Gli utenti sono passati alla nuova versione senza percepire alcun cambiamento, se non un netto miglioramento delle prestazioni.
Performance migliorate
L’aggiornamento ha portato a un incremento significativo della velocità nei processi aziendali:
- Le operazioni quotidiane su JD Edwards sono più fluide ed efficienti.
- La generazione di report per il top management è ora più veloce e affidabile.
- Il batch annuale di chiusura contabile, che prima richiedeva 27 ore, ora viene completato in 12, con una riduzione superiore al 50%.
Maggiore stabilità e sicurezza
Con la migrazione alla nuova versione, illycaffè può contare su un sistema aggiornato e pienamente supportato da Oracle, riducendo il rischio di vulnerabilità e garantendo maggiore affidabilità a lungo termine.
Una partnership più consolidata
Il rapporto tra illycaffè e Alfa Sistemi si è ulteriormente rafforzato, confermando il valore di una collaborazione basata sulla fiducia, sulla conoscenza approfondita del business e su un approccio consulenziale sempre orientato alle reali esigenze del cliente.
